특정 고객에게 발신된 메일의 첨부파일을 자동으로 3년이 지나면 메일의 첨부파일 및 vault 속 첨부파일이 자동 삭제되고, 추가적으로 히스토리 관리를 위해서 이메일 기록은 유지하는 방법과 관련하여, 넷킬러에서 Vault 로 자동삭제 테스트한 내용 공유드립니다.
드라이브 라벨이 붙은 파일을 Google Vault 를 통해서 일정 기간이후에 자동삭제 설정하였으며,
이렇게 삭제된 파일은 이메일 첨부파일에서 클릭하여 열었을때, 다음과 같이 ‘요청하신 파일이 삭제되었습니다’ 로 표기되고, 드라이브와 이메일 첨부파일에서 모두 확인 불가합니다.
아래는 테스트 결과 모습입니다.
1)Vault에 의해 자동으로 삭제된 ‘볼트 테스트2’라는 파일이, 이메일 첨부파일에 있는 경우,
2)해당 파일을 클릭하여 열면, 다음과 같은 메시지가 표시되며, 파일이 삭제된 것으로 확인할 수 있습니다.
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위의 테스트 결과를 얻기위해서 Google Vault로 드라이브 라벨이 붙은 파일을 일정 기간 이후에 자동 삭제하도록 설정하는 방법은 다음과 같습니다.
먼저 라벨을 생성한 후에 Google Vault에서 라벨이 붙으면 삭제되는 맞춤보관규칙을 설정합니다.
A.라벨만들기
1.라벨 사용 설정
관리콘솔 > 앱 > Google Workspace > Drive 및 docs > 라벨 > 라벨 사용 설정
2. 새 라벨 만들기
라벨 관리자(https://drive.google.com/labels)
위의 라벨 관리자 주소로 접속하여 새 라벨 만들기
*새 라벨을 생성하신 후에 적용되기까지 최대 24시간 소요될 수 있습니다.
B. 라벨에 해당하는 볼트 파일 삭제하는 규칙 만들기
Google Vault > 보관 > 맞춤 규칙 > 서비스 :드라이브 > 조직단위 선택 > 조건 라벨 : 위에서 생성한 라벨을 지정합니다.
> 기간 지정 (예. 3년 후) > 만료후 작업 : 삭제
예) 조건 : Drive 라벨 선택
라벨이 붙은 드라이브(원본) 파일은 자동으로 지정한 시간 후에 삭제 됩니다.
*다만 파일 삭제가 최대 30일까지 지연될 수 있는 것으로 구글지원팀과 확인했습니다.
감사합니다.